E-Mail Archivierung

Seit dem 1.06.2006 gibt es eine Reihe von Rechtsnormen, die jeden Unternehmer dazu verpflichtet, jedes steuerlich relevante Dokument, ob auf Papier oder als E-Mail elektronisch auswertbar und revisionssicher zu archivieren. Was steuerlich relevant ist, entscheidet im Zweifelsfall das Finanzamt.

Laut §147 Abgabenordnung und den §§ 238, 239 und 257 Handelsgesetzbuch müssen so genannte Handelsbriefe, wozu auch E-Mails gehören sechs Jahre, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden.

In der Konsequenz bedeutet dies für Unternehmen die Verpflichtung, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails, einschließlich ihrer Anhänge so zu speichern, dass sie auf der einen Seite nicht mehr veränderbar sind und auf der anderen Seite bei einer Betriebsprüfung schnell zugänglich und auswertbar sind.

Aber auch als Schutz vor Datenverlust, illegalem Ausspähen und als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern gewinnt die Archivierung zunehmend an Bedeutung.

MailArchiva

MailArchiva ist ein schlankes Archivierungssystem für Unternehmen jeder Größe. Es ist leicht installierbar, benutzerfreundlich und arbeitet mit allen gängigen E-Mail Systemen. MailArchiva sichert alle eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails in einem Standartformat direkt auf dem Dateisystem.

Das Program verwendet Journaling Accounts (vom Administrator eingerichtete priviligierte Accounts), die Kopien von allen E-Mails erhalten. Diese werden dann über das IMAP-Protokoll ins Archiv geholt. Außerdem kann MailArchiva Nachrichten über Mailfilter oder über POP oder SMTP einsammeln.

Anwender können in den Archiven nach Stichwörtern suchen und sich gelöschte Mails mit einem Mausklick noch einmal zusenden lassen.

Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne zu diesem Thema und finden eine passende Lösung für Ihr Unternehmen!